Description

Le poste s’inscrit au cœur d’un groupe actif dans plusieurs secteurs (énergies, logistiques, agro-alimentaire, ect…). La Direction gère en parallèle plusieurs entités et fait face à un volume croissant de partenariats, dossiers commerciaux, d’appels d’offres. L’Assistant(e) de Direction sera le bras droit opérationnel de la dirigeante, chargé de fluidifier le quotidien, de protéger le temps stratégique et de garantir la bonne exécution des dossiers.

MISSIONS PRINCIPALES:

L’Assistant(e) de Direction interviendra sur les axes suivants :

•     Gestion d’agenda et coordination: tenue de l’agenda, organisation des rendez-vous (clients, fournisseurs, partenaires bancaires, institutionnels), arbitrage des priorités, anticipation des déplacements.

•     Filtrage et traitement des communications : tri des emails entrants (mise au point et check-list de taches á faire), rédaction de réponses sur instruction, suivi des messages WhatsApp professionnels, classement des échanges par dossier.

•     Préparation de documents commerciaux: mise en forme et relecture des dossiers d’appel d’offres, devis, factures pro forma, présentations PowerPoint, courriers officiels en français et en anglais.

•     Suivi des dossiers et relances: tableau de bord des dossiers en cours, relances clients et fournisseurs, suivi des délais (notamment sur les appels d’offres), interface avec les équipes internes.

•     Logistique et organisation: réservations (vols, hôtels), organisation des réunions internes et externes, gestion des fournitures et services généraux du bureau.

•     Confidentialité et discrétion absolue : manipulation de documents sensibles (financiers, contractuels, RH) avec un haut niveau de rigueur éthique.

Informations supplémentaires

PROFIL RECHERCHE :

Formation et expérience :

•     Bac+5 minimum (assistanat de direction, gestion, secrétariat de haut niveau, commerce ou équivalent).

•     5 ans d’expérience minimum en assistanat de direction, idéalement auprès d’un dirigeant ou dans un environnement multi-sociétés.

•     Expérience en environnement entrepreneurial ou PME en croissance fortement appréciée.

Compétences linguistiques :

•     Bilingue français / anglais — impératif (lu, écrit, parlé), y compris pour la rédaction de documents professionnels.

•     Wolof apprécié pour les échanges locaux. 

Compétences techniques :

•     Maîtrise avancée d’Excel, Word et PowerPoint.

•     Aisance avec les outils de communication (Gmail/Outlook, Zoom/Teams / Notions).

•     Capacité à produire des documents propres et professionnels sans supervision constante.

Qualités personnelles :

•     Organisation et rigueur exemplaires - ne laisse rien tomber.

•     Anticipation - voit ce qui va arriver avant que cela ne soit demandé.

•     Discrétion absolue sur les sujets sensibles.

•     Sens du service, mais avec la fermeté nécessaire pour filtrer et protéger l’agenda.

•     Capacité à gérer plusieurs priorités sans perdre son calme.

•     Honnêteté et capacité à dire « je ne sais pas » ou « je n’ai pas eu le temps ».